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ファーストアカウンティング、領収書をメールに添付するだけで経費精算業務をリモート化

〜「Robota」を活用した経費精算の申請で経費精算チェック業務を効率化〜

 2020.05.19 11:00

経理業務ソリューションサービス「Robota」を提供するファーストアカウンティング株式会社(本社:東京都港区、代表取締役社長 森 啓太郎、以下「ファーストアカウンティング」)は、メールに領収書を添付し、送信することで、経費申請の内容との突合作業を行う機能「Robota」の提供を開始しました。これまで領収書のデータの入力と申請内容をチェックする突合作業は原本を管理するオフィスで行うしかなく、手入力で起きやすい数字のケタ間違いなどの入力ミスを見つけるためにダブルチェック、トリプルチェック作業を繰り返す必要がありましたが、この機能により経理部門の経費申請の確認作業をリモート化を実現します

経費精算業務のリモート化

 

■領収書を添付した申請台紙をメールで送付するだけで、領収書の金額・日付・取引先データと申請内容を確認する突合作業を効率化

経理業務ソリューションサービス「Robota」は、領収書を添付した経費申請の台紙をメールに添付するだけで突合業務を行います。「Robota」に搭載されているAI-OCRの機能により、領収書のPDFやJPEGを文字や数字の情報として読み取ります。従業員の経費精算のために申請した金額、日付、会社名のデータと「Robota」が読んだデータを突合します。さらに予算チェック、店種チェック、重複チェックを行い、経理部門でチェックが必要な経費申請にフラグを立てます。

赤色マークがついている経費申請はチェックが必要です
さらに、Robotaシリーズの機能を組み込んだGUIである「Remota」を導入することでメールに添付した領収書の画像やPDFが、テキスト化された結果と併せてクラウド上に保管されます。

■領収書を添付した申請台紙や経費申請フローをツールの導入によって効率化

メールを送るだけで、従業員の申請した金額、日付、会社名のデータと「Robota」が読んだデータを「Robota」が突合作業を行い、経理部門でチェックが必要な経費申請にフラグを立てます。経理部門でチェックが必要な申請かどうかのチェックを「Robota」が行うことで、経理担当者の業務は効率化されます。95%以上の高い読取精度を実現するRobotaは人間よりも高い読取精度を持っているので、より正確に確認作業を行うことが可能です。また、Robotaは人の10倍のスピードで処理を実行しますので大幅な時間削減につながります。

さらに「Remota」を導入することでメールに添付した領収書の画像やPDFがアップロードされ、テキスト化された結果と併せてクラウド上に保管されます。経費申請台紙と領収書原本を本社に送付しておけば、アップロードされた画像データと原本があっているかどうかだけ後日まとめて確認すればよいので、ほとんどの業務をリモート化することができるようになります。

■経理部門におけるリモート化の壁を経費精算業務から解決

従来、経費精算の申請者は、専用の経費精算システムに領収書から必要事項を転記します。システムへの入力が終わると、原本を規定の経費申請台紙に貼り付けて提出するという方法が一般的な経費申請フローです。申請者の申請を部門の上司が承認し、経理担当者が確認します。経理担当者は、経費申請台紙とシステムに入力された申請内容が一致しているか、必要な項目が漏れていないか、妥当な金額かなどを確認します。

経費精算の申請において、領収書の原本が必要な場合は、オフィスで行う必要が発生してしまいます。さらに経理部門の経費申請のチェック業務は膨大になり、効率的に行うことが課題となっています。まずは経費精算業務から、ツールの導入やフローの見直しを行うことを推奨します。財務・経理部門でのリモート化の実現のためツール導入を検討中の企業担当者様、この機会に、ファーストアカウンティングまでご相談ください。