電子帳簿保存法の保存方法と保存対象における要件

法人や個人事業主は、総勘定元帳などの帳簿を備え付け、取引を記録しつつ、貸借対照表、損益計算書などの決算関係書類や、契約書、請求書、領収書などの取引関係書類を、原則として紙で保存する義務があります。

しかし、こうした帳簿や書類の文書保存は手間がかかることから、これらの会計帳簿やその根拠となる証憑類を、紙ではなく電子データとして保存することを認める法律が電子帳簿保存法です。

電子帳簿保存法を税務署に申請し電子保存するための要件は、「電子データを電子データのままで保存する方法（データ保存）」と「紙の書類をスキャナ等で保存する方法（スキャナ保存）」に大別されます。（電子計算機出力マイクロフィルムによる保存方法は、一般的ではないため説明を省略します）

「電子データを電子データのままで保存する方法（データ保存）」は、自社（自己）が最初の記録段階から一貫して電子計算機によるERPや会計システムなどを使用して、帳簿書類などを作成する場合の保存方法を示します。

そのため作成段階のある部分で一部手書きを加えている帳簿などは電子帳簿保存法の適用対象外となります。

「紙の書類をスキャナ等で保存する方法（スキャナ保存）」は、紙の請求書や領収書などを、スキャナやスマートフォンのカメラで読み取って保存する方法を示します。自社または他社が作成した紙の請求書や領収書等の取引関係書類がスキャナ保存の対象となります。

またデータ保存とスキャナ保存、どちらの方法でも保存が認められている書類は、自社（自己）が最初の記録の段階から一貫して電子計算機を使用して作成した取引関係書類（契約書、請求書控、見積書控など）です。

電子帳簿保存法によるデータ保存とスキャナ保存は、いずれの場合も税務署への事前申請が必要になります。一方で「電子取引に用いた取引情報（電子取引データ）」の保存は、税務署への申請が不要です。申請は不要ですが、この電子取引データは、保存義務が課せられています。そのためメールなどで受領した請求書や領収書も「電子取引の取引情報」となりますので、電子帳簿保存法を理解したうえで保存しておく必要があります。

これらの帳簿や書類等の種別と、電子帳簿保存法による保存の関係を図で示すと下記のようになります。

上図のように電子帳簿保存法の保存に関する要件とは、保存方法と保存対象となる帳簿や書類の種類によって保存要件が異なって規定されていることが分かると思います。

そのため、例えば帳簿や決算書類は、電子データによる保存が認められていますが、これらはERPや会計システムなどで作成した電子データでの保存のみが認められているので、スキャナ保存は認められていないことなども分かると思います。

電子データの保存要件（帳簿・書類をデータで保存する場合）

電子帳簿保存法では、帳簿や書類の電子データの保存を行う際に、改ざんなどされていない「真実性の確保」と誰もが視認・確認できる状態できる「可視性の確保」を満たすことが規定されています。帳簿と書類では求められる適用要件の違いがあります。具体的な要件と適用種別を下表に示します。

*取引年月日、その他の日付での検索ができること

出典：（国税庁）電子帳簿保存法上の電子データの保存要件

電子帳簿保存法上の電子データの保存要件と対応法令、実際の対応例との関係を下表に示します。

**令和2年10月1日施行:電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則

***JIIMA電子帳簿ソフト法的要件認証製品一覧

以上のように国税関係帳簿と国税関係書類を電子データとして保存する場合（下図の赤枠の範囲）は、要件３の「業務処理マニュアル等」を整備すれば、基本的には、会計ソフト等の機能で一貫して入力しておけば対応できることになります。逆に言えば、会計ソフト等から請求書を紙に出力し、その控えを電子保存する場合などでも担当部門や業務処理手順が明確になった「業務処理マニュアル等」に沿って事務処理を行う必要があります。以上のように国税関係帳簿と国税関係書類を電子データとして保存する場合（下図の赤枠の範囲）は、要件３の「業務処理マニュアル等」を整備すれば、基本的には、会計ソフト等の機能で一貫して入力しておけば対応できることになります。逆に言えば、会計ソフト等から請求書を紙に出力し、その控えを電子保存する場合などでも担当部門や業務処理手順が明確になった「業務処理マニュアル等」に沿って事務処理を行う必要があります。

SOLUTION

＜税理士 袖山 喜久造先生監修＞令和5年度税制改正大綱から読み取る 電子帳簿保存法とインボイス制度への対応のポイント

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スキャナ保存の要件（紙の書類をスキャナ等で読み取った電子データで保存する場合）

スキャナ保存は、自社（自己）が紙に出力した、あるいは取引先等から紙で受領した

• 「契約書、納品書、請求書、領収書などの資金や物の流れに直結・連動する重要書類」
• 「見積書、注文書、検収書など物の流れに直結・連動はしない一般書類」

をスキャナ（スマートフォンやデジカメも含む）で読み取り、画像データとして保存することを示します。スキャナ保存の要件は下表のとおりです。

スキャナ保存も上記の要件を全て満たして税務署長の承認を得ることで、電子帳簿保存法のスキャナ保存が可能となります。電子データの保存要件との大きな違いは、日本データ通信協会が認定するタイムスタンプの付与が必要となることで、タイムスタンプ事業者の機能やサービスを長期間（7年間以上）継続する必要があることです。

また適正事務処理要件で定められた不正防止を確保するための、相互牽制体制の整備や定期的検査体制も整備する必要があります。

電子取引の電子保存の要件（EDIやメール等で電子取引をする場合）

「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引を示します。また取引情報とは、取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項のことで、いわゆるＥＤＩ取引、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含む）、インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引等を示します。

電子取引情報の保存要件は下表の通りです。要件４と５は、電子データの保存要件と同様です。

*自社開発のプログラムを使用する場合は、上記に加えて「電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け」も必要

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