改正電子帳簿保存法の電子取引の保存要件については、様々な観点で確認しておくべき点があります。特に現状電子メールの添付ファイルで納品書・請求書等のPDFファイルを受領し、これを紙（書面）で印刷している場合は、令和４年1月からは電子で保存することになるため、その保存方法等が気になるところです。

今回は、そうした保存方法について電子帳簿保存法の一問一答から留意事項を明確にしていきます。

1.電子取引による取引データの保存方法

電子帳簿保存法一問一答の問27では、電子取引における取引データは、可視性および真実性の要件を満たすサーバ等に保存することなどが記載されています。

この一問一答の問27で追記された「おって、これらのデータを保存するサーバ等は可視性および真実性の要件を満たす必要がありますので注意してください。」という冒頭の「おって」という言葉は、(特に)公用文では、前の文を受け、後の文に重要な点を付け加える働きを意味しています。

つまりこの場合は、「おって」前の文で１～４の電子取引データの保存方法を示したものの、「おって」の後段で示した電子取引の保存場所となるサーバには、可視性と真実性の要件を満たすことが必要ということが、特に大事な追記点なので注意してください、という意味が示唆されています。

2.可視性および真実性の要件を満たすシステム

この可視性と真実性の要件を具体的に示す一問一答は問11にも記載されています。

では、上記問11の回答４の一から四のうち、真実性や可視性を確保できる「データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステム」とは、具体的にはどういうシステムなのでしょうか。この点については電子帳簿保存法一問一答の問30の回答に記載されています。

問30の回答に記載のある「訂正削除ができないシステム」の方は、そうした仕様になっているシステムであることを示すものとして直ぐに理解できます。

一方で「訂正・削除の内容について、記録・保存を行うとともに、事後に検索・閲覧・出力ができるシステム」の方は、もう少し具体的な説明が必要ということもあってか、取扱通達解説（趣旨説明）に、その仕様例が記載されています。

解説に記載のある通りですが、求められるシステム仕様の例としては、訂正削除前の記録と訂正削除後の記録が自動保存され、訂正削除の事後に、その記録を検索、閲覧、出力できること等が必要な機能だと分かります。

また一問一答の問30の解説に記載された「他者であるクラウド事業者」という表現にも注意する必要があります。他者である、という表記は第三者性があることを意味しています。この場合では、利用者側では訂正削除できない、又は訂正削除の履歴（ヴァージョン管理）が全て残るクラウドシステムを利用することが、他者であるクラウド事業者の第三者性を意味しています。そのため仮に「自社クラウドで保存」したい場合は、少なくとも事前に管轄税務署または国税局に確認することが必要です。

もちろん自社クラウドの場合でも自社のグループ会社のクラウドで、第三者性が保たれている場合などは「他者であるクラウド事業者」の範疇に入るかもしれませんが、一般的には、自社クラウドの場合、第三者性の観点から規則第４条第１項第３号が適用しづらい、と考える方が無難です。

SOLUTION

＜税理士 袖山 喜久造先生監修＞令和5年度税制改正大綱から読み取る 電子帳簿保存法とインボイス制度への対応のポイント

READ MORE >

3.オリジナルの電子データを第三者のクラウド等に保存しましょう

国税庁当局から訊いた話では、今回の改正電子帳簿保存法では、電子取引における紙（書面）出力の保存自体を禁止するものではない、とも言っています。電子取引における電子取引データの保存と従来の取引情報の紙出力による保存との「併存は可能」という考え方です。

一方で当局（財務省主税局、国税庁）としては、今回の改正で、紙出力を認めないようにしたのは、請求書等の取引情報の電子データを受領し当該取引情報を紙（書面）出力した後に、オリジナルの電子データを削除してしまう事案を塞ぐため、とのことです。

他者から受領した電子データと紙（書面）出力との同一性が担保されないような抜け道は、今回の改正で見直された、ということになると思います。

またこうした観点は、紙（書面）でも電子データでも「取引情報の原本を保存しておくことが最も重要」であることを改めて示した、とも考えられます。そのため電子取引では、送信した原本の電子データは何か、受信した原本の電子データは何か、というシンプルかつ重要な観点を見失わないようにして保存することを心掛けていきましょう。

ここで取扱通達解説（趣旨説明）に記載された「保存すべき取引情報」についても確認してみます。

受信した原本の電子データは何か、そのオリジナルな電子データが保存されているか、という観点が重要であることがこうした解説でも示されていることが分かります。

特に「（４）編集されたデータの取扱い」では、その但し書きで、業務システムのデータを編集して送信している場合では、「編集前の業務システムのデータを保存する方法」又は「受信後の業務システムに引き継がれた後のデータを編集して保存する方法」は、相手方と送受信したデータとはいえないことから認められない、としています。

以上のことから、「データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用」して、電子取引により受領した「請求書等の取引情報（請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報）を保存する場合」は、『利用者側で』訂正削除できない、又は訂正削除の履歴（ヴァージョン管理）が全て残るクラウドシステム等を利用して、「オリジナルな電子データを保存」することが、適切な保存方法だと言えます。

4.改正電子帳簿保存法に対応したソリューション機能

今回の記事で示したように、例えば電子取引の電子データについては、その保存方法を、どの方法で電子保存するのかを決める必要があります。

タイムスタンプを用いた保存とするのか、データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用するのか、あるいは訂正削除の防止に関する事務処理規程を備え付けて電子保存するのか、ということを検討する必要があります。

そのうえで令和３年度の電子帳簿保存法の改正では、その改正事項が多岐にわたっているので、自社の電子保存方法と対応するソリューション機能を選択して、令和４年からの運用に備える必要があります。この際、全ての改正事項に対して、１つのソリューション機能で対応できると考えることは現実的ではありません。

弊社がリリースする改正された電子帳簿保存法に対応した「確認作業を自動化するソリューション」も、そういった意味で貴社の業務シーンに利用できる点があると思います。是非この機会に適用検討を進めてみることをお勧めします。